Zásady ochrany osobních údajů

Tento dokument poskytuje informace o tom, jaké osobní údaje Zpracovatel a Správce osobních údajů společnost SAMOHÝL MOTOR a.s., se sídlem třída Tomáše Bati 642, Prštné, 763 02 Zlín, IČ: 25511165, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, sp. zn.: B 2478 (dále také jen SAMOHÝL) shromažďuje, jak s nimi nakládá, z jakých zdrojů je získává, k jakým účelům využívá, komu jsou poskytnuty, kde je možné získat informace o zpracovávaných osobních údajích a jaká jsou provedena opatření pro zabezpečení osobních údajů.

Ochrana osobních údajů a mlčenlivost

SAMOHÝL považuje ochranu soukromí subjektu údajů (dále také jen SÚ), osobní údaje SÚ a údaje o obsahu smlouvy za důvěrné a zachová o nich mlčenlivost.

SAMOHÝL je ze zákona povinen zpracovávat osobní údaje SÚ. Osobní údaje mimo jiné slouží k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci každého SÚ, a tím i k ochraně jeho zájmů i zájmů SAMOHÝL.

Poskytnutí osobních údajů je zcela dobrovolné, avšak v rozsahu nezbytném pro uzavření a plnění smlouvy a pro plnění zákonem uložených povinností je poskytnutí těchto údajů podmínkou pro uzavření smlouvy. SAMOHÝL nemůže uzavřít se SÚ smlouvu, pokud mu nejsou SÚ poskytnuty nezbytné osobní údaje.

Zpracování osobních údajů subjektu údajů a jaké osobní údaje jsou zpracovávány

Ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – tzv. směrnice GDPR) vystupuje SAMOHÝL jako zpracovatel (na základě uzavřených smluv mimo jiné se společností: ŠKODA AUTO a.s., se sídlem tř. Václava Klementa 869, Mladá Boleslav II, 293 01 Mladá Boleslav, IČ: 00177041, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn.: B 332 /dále jen ŠKODA AUTO nebo IMPORTÉR/; Prohlášení o ochraně osobních údajů správce ŠKODA AUTO a.s. je na stránkách http://www.skoda-auto.cz/sluzby/ochrana-osobnich-udaju; Porsche Česká republika s.r.o., se sídlem Praha 5 – Jinonice, Radlická 740/113d, PSČ 15800, IČ: 25654012, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn.: C 58399 /dále jen Porsche nebo IMPORTÉR/; Prohlášení o ochraně osobních údajů správce Porsche Česká republika s.r.o. je na stránkách http://www.porsche.co.cz/osobni-udaje i správce osobních údajů subjektu údajů, kterými jsou údaje sdělené subjektem údajů zpracovateli a správci SAMOHÝL při uzavření smlouvy, v průběhu trvání smlouvy (změna, reklamace, apod.) a údaje legálně získané z veřejných rejstříků, či veřejně dostupných zdrojů, seznamů a evidencí (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, apod.), kterými jsou zejména:

• Identifikační údaje – jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého pobytu, rodné číslo, podpis, kopie občanského průkazu, kopie cestovního pasu, kopie průkazu ZTP, ZTP/P, kopie řidičského průkazu, kopie diplomatického pasu, kopie technického průkazu, záznamy z kamerových systémů, Mac adresa, IP adresa, u fyzické osoby podnikatele také daňové identifikační číslo a IČ. Jedná se tedy o všechny osobní údaje, díky kterým je SÚ jednoznačně a nezaměnitelně identifikován,
• Kontaktní údaje – především kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a další podobné informace. Jedná se o osobní údaje, díky kterým bude SÚ kontaktován,
• Informace vztahující se k předmětu smlouvy – např. identifikace zboží či služby, způsob jejich úhrady, včetně platebních informací jako je číslo bankovního účtu, ze kterého byla úhrada provedena, mzda/odměna, náhrada mzdy, průměrný výdělek, bonusy/čerpání benefitů, srážky ze mzdy, způsob zasílání mzdy, číslo soukromého účtu, pojištění, daně a odvody, prohlášení daňového poplatníka, daňová přiznání a podklady, životopis, motivační dopis, záznamy a výsledky z výběrových řízení, pracovní pozice, středisko, nadřízený, pracovní doba, dovolená, nemocenská, mateřská/rodičovská dovolená, přerušení kariéry, docházka, události, kalendář, informace o pracovních cestách a jiných změnách pracovního poměru, svěřená zařízení a jiné hodnoty, majetek ICT, počet odpracovaných hodin, absolvovaná školení, přístupová práva, kniha pracovních úrazů, výkon pracovní činnosti pro třetí osobu, přijaté a odevzdané dary, číslo zaměstnanecké karty, přístupová práva / ID2 / user id, pracovní e-mailové účty, pracovní telefonní číslo, hesla v rámci interních systémů IT, přístup/logy k interním systémům IT – VPN připojení, apod.Osobními údaji jsou takové informace, díky kterým Vás můžeme identifikovat. Jedná se tedy o informaci, která je přiřaditelná konkrétně k Vaší osobě.

Osobním údajem nejsou údaje anonymní či agregované, tedy takové, které nemůžeme s Vaší osobou jednoznačně propojit.

Subjekt osobních údajů

Subjektem osobních údajů je výhradně fyzická osoba, právní úprava ochrany osobních údajů se tedy netýká právnických osob, typicky obchodních společností, družstev, spolků apod.

SÚ řadíme do dvou základních skupin:

• Do první skupiny řadíme zákazníky (osobní údaje zpracováváme za účelem uzavírání a plnění ze smluv na koupi a užití zboží a služeb) a zaměstnance (osobní údaje zpracováváme v rámci plnění pracovně právního vztahu).
• Do druhé skupiny zpracovávaných osobních údajů pak řadíme skupinu třetích osob, těmi bude SÚ kupříkladu v případech, kdy udělí marketingový souhlas, bez toho aniž by současně byl naším zákazníkem.

V případě, že budete chtít vědět, kdy a za jakých podmínek můžete znát rozsah námi zpracovávaných osobních údajů o Vaší osobě, případně budete chtít Vaše osobní údaje, které zpracováváme nechat odstranit, přečtěte si, prosím, kapitolu „Práva subjektu údajů“, ve které jsou jednotlivé postupy a jejich podmínky vysvětleny.

Kdo je správce a kdo zpracovatel a co dělají

Správce je každý subjekt, nerozhoduje jaké právní formy, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí za jím stanoveným účelem jejich shromažďování, zpracování a uchování (například při nákupu zboží nebo služby, během komunikace v rámci marketingových kampaní či položených dotazů, reklamace zboží či služby).

Zpracováním je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji, například jejich shromažďování, zpracovávání, uspořádávání, strukturování apod.

Jako správce osobních údajů současně odpovídáme za dodržení všech povinností a zásad souvisejících s ochranou osobních údajů, především pak za jejich dostatečnou ochranu. V případě, že by došlo k porušení zabezpečení osobních údajů, čemuž se samozřejmě snažíme předejít, máme povinnost tuto skutečnost do 72 hodin oznámit Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud by však porušení zabezpečení osobních údajů představovalo velké riziko, jsme povinni jej oznámit také SÚ, a to za předpokladu, že na SÚ budeme mít k dispozici aktuální kontaktní údaje.

Zpracovatel je ten, komu jako správce předáme Vaše osobní údaje a kdo s nimi v souladu s námi udělenými pokyny dále nakládá. Jedná se například o naše obchodní partnery, typicky externí marketingové agentury, kteří Vám naším jménem zasílají obchodní a marketingová sdělení.

Abychom si byli jisti, že je s osobními údaji nakládáno v souladu s platnou legislativou a je jim poskytováno dostatečné zabezpečení, je se zpracovatelem uzavírána písemná smlouva o zpracování osobních údajů.

Získávání osobních údajů

Osobní údaje získáváme přímo od SÚ při jednání o uzavření obchodu nebo poskytnutí služby a při jejich následné realizaci; z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam apod.) a z dalších veřejných zdrojů (včetně informací ze sociálních sítí a internetu, které o sobě klient sám zveřejní). Nakládáme s nimi vždy výhradně v nezbytném rozsahu a pro splnění příslušného účelu.

Předání osobních údajů SÚ je dobrovolné (není podmínkou pro uzavření obchodu) a v případech, kdy je jejich předání uděleno na základě souhlasu, lze za splnění určitých podmínek požádat o výmaz zpracovávaných osobních údajů.

V některých případech, jako je například uzavření kupní smlouvy na pořízení zboží, smlouvy o dílo či služby, od SÚ nezbytný rozsah osobních údajů potřebuje SAMOHÝL získat již v případě, kdy SÚ provede závaznou objednávku (zakázku) na toto zboží, dílo nebo službu. Bez těchto údajů bychom totiž nemohli Vašim požadavkům vyhovět a uzavřít s Vámi předmětnou smlouvu, a to zejména s ohledem na plnění našich legislativních povinností, ale také s ohledem na ochranu našich oprávněných zájmů.

Níže uvádíme legislativou vymezené tituly, na základě kterých jsme oprávněni osobní údaje SÚ zpracovávat:

Plnění smlouvy – osobní údaje zde potřebujeme pro účely uzavření smluvního vztahu a následného plnění z něj, případně také před uzavřením smlouvy (například objednávka předcházející uzavření smlouvy, koupě automobilu, servisní služby, sjednání pojištění, poskytnutí financování).

Plnění právní povinnosti – osobní údaje zde potřebujeme za účelem jejich zpracování pro splnění naší legislativní povinnosti jako správce (zejména povinnost dle zákona o účetnictví, dle zákona o DPH, pro archivaci nebo občanského zákoníku v platném znění – reklamace, apod.).

Oprávněný zájem – zpracování osobních údajů by bylo nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody SÚ vyžadující ochranu osobních údajů (náhrada škody, promlčení, přímý marketing, cookies, apod.). Souhlas nám udělíte pro jeden či více konkrétních účelů (marketing, například k zasílání obchodních sdělení).

Ochrana zájmů subjektů údajů – zpracování osobních údajů by bylo nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů SÚ či jiné fyzické osoby.

Veřejný zájem – zpracování osobních údajů jsme povinni provést pro splnění našeho úkolu prováděného ve veřejném zájmu, nebo při výkonu veřejné moci, kterým budeme jako správce pověřeni.

Způsob, ochrana a doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány manuálně i v elektronické podobě a jsou chráněny před jejich zneužitím. Při zpracování je využíváno bezpečnostních kontrolních a technických mechanismů zajišťujících ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem, neoprávněným přenosem, před ztrátou nebo zničením a před jiným možným zneužitím. Osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

Osobní údaje zpracováváme po dobu stanovenou právními předpisy v případě zákonného zpracování, po dobu definovanou oprávněným zájem nebo po dobu platnosti uděleného souhlasu. Po skončení doby zpracování provedeme jejich likvidaci výmazem a skartací.

Detaily o tom, jakými způsoby zpracováváme Vaše osobní údaje, v případě:

• Realizace prodeje vozu, naleznete zde
• Poskytnutí finanční výhody, naleznete zde
• Poskytnutí finanční výhody pro držitele průkazu osoby zdravotně postižené, naleznete zde
• Plnění zakázky v servisu, naleznete zde
• Podpis smlouvy na servisní zakázku pomocí biometrického podpisu, naleznete zde
• Zajištění a poskytnutí poprodejních služeb, naleznete zde
• Průzkum zákaznické spokojenosti, naleznete zde
• Vyřizování stížností zákazníků, naleznete zde
• Vyrovnání s dodavateli za jimi způsobené garanční náklady, naleznete zde
• Vyrovnání s členy distribuční sítě za provedené záruční a pozáruční opravy a servisní opatření, naleznete zde
• Organizace a zajištění servisních opatření, naleznete zde
• Realizace zákaznické objednávky, naleznete zde
• Ověření vlastnictví vozu zákazníka, naleznete zde
• Realizace marketingových aktivit, naleznete zde
• Realizace testovacích jízd, naleznete zde
• Realizace přijímacího řízení s uchazečem o zaměstnání, naleznete zde
• Realizace zaměstnaneckého poměru, naleznete zde

Poskytování osobních údajů

SAMOHÝL může k oprávněným účelům osobní údaje poskytnout těmto příjemcům:

• státním orgánům, resp. dalším subjektům v rámci plnění zákonných povinností stanovených zvláštními předpisy; zejména orgány státní správy, soudy, orgány činné v trestním řízení, exekutory, notáře, insolvenční správce, apod.,
• dalším subjektům pokud je to nezbytné pro ochranu práv SAMOHÝL, např. pojišťovnám při uplatnění pojistného nároku; inkasním agenturám, advokátním kancelářím, soudům, soudním exekutorům, dražebníkům, apod. za účelem vymáhání pohledávek; rozsah poskytnutých osobních údajů je omezen na údaje nezbytné pro úspěšné uplatnění nároku,
• specializovaným externím subjektům (zpracovatel), kteří pro SAMOHÝL provádějí na základě příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů (např. daňovému poradci, účetní kanceláři, obchodním partnerům, dopravci a dalším společnostem, které pro nás zajišťují poskytování odborných služeb, nebo realizují obchodní či jinou smluvní činnost).
• správci osobních údajů, pro které provádí zpracovatel SAMOHÝL zpracování osobních údajů na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů mimo jiné ŠKODA AUTO a Porsche v rámci dealerské sítě.

Práva subjektu údajů

Právo na poskytnutí informací o zpracování osobních údajů
Opravňuje SÚ k získání informací týkajících se naší plné identifikace jakožto správce osobních údajů. Současně opravňuje znát právní titul zpracování (například plnění smlouvy), účel (například smlouvy o koupi našeho zboží) či informace o době uchování osobních údajů.

Právo na přístup k osobním údajům
Opravňuje SÚ na základě žádosti SÚ získat od SAMOHÝL informaci, zda jsou osobní údaje SÚ zpracovávány a pokud ano, v jakém rozsahu. Současně má SÚ právo požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. V případě, že o to SÚ požádá, je SAMOHÝL povinna SÚ rovněž sdělit účel zpracování, příjemce zpracovávaných osobních údajů, případně další, související informace.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud ke zpracování dochází na základě souhlasu
SÚ má právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, které jsou SAMOHÝL na základě tohoto souhlasu zpracovávány.

Právo na opravu
Kupříkladu umožňuje SÚ požádat, aby SAMOHÝL změnila některý z osobních údajů SÚ, který zpracováváme, pokud u něj došlo k nějaké změně (například změna příjmení, změna adresy apod.).

Není naší povinností jako správce osobních údajů aktivně zjišťovat, zda osobní údaje, které o SÚ shromažďujeme, jsou aktuální, nesprávné či nepřesné, nicméně v případě, kdy nás SÚ na tuto skutečnost upozorní, je naší povinností se připomínkou či žádostí SÚ na opravu zabývat. Za splnění stejných předpokladů máte také právo nás požádat o doplnění osobních údajů.

Právo na výmaz osobních údajů
Máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu vymazali námi zpracovávané osobní údaje, které se Vás týkají, a to v následujících případech:

• odvolá-li SÚ souhlas se zpracováním osobních údajů a na naší straně není dán žádný jiný oprávněný důvod pro jejich zpracování, který by převažoval nad právem SÚ na výmaz (například odvolání marketingového souhlasu za předpokladu, že s námi nemá SÚ například uzavřen smluvní vztah),
• vznese-li SÚ námitku proti zpracování osobních údajů (za podmínky, že je uznatelná a neexistuje právní důvod pro zpracovávání Vašich osobních údajů),
• osobní údaje SÚ již nejsou potřebné pro účely, pro které jsme je shromáždili nebo jinak zpracovávali; (například ukončení smluvního vztahu),
• osobní údaje byly námi zpracovány protiprávně;
• osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo v českém právním řádu, která se na nás vztahuje (například skartační povinnost).

Právo na omezení zpracování osobních údajů
Právo SÚ na to, abychom omezili zpracování jeho osobních údajů, a to v případech, kdy:

• SÚ popírá přesnost osobních údajů. V tomto případě omezení platí na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit,
• zpracování je protiprávní a SÚ odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,
• osobní údaje SÚ již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali, ale SÚ je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
• SÚ vznesete námitku proti zpracování (viz níže). V tomto případě omezení platí na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody na straně SÚ převažují nad oprávněnými důvody SÚ.V době omezení zpracování osobních údajů můžeme osobní údaje SÚ zpracovávat (s výjimkou jejich uložení) pouze se souhlasem SÚ, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby našich právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.

Právo vznést námitku
Je obdobou práva na odvolání souhlasu a uplatní se v případě, kdy jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu (například za účelem ochrany našeho majetku). Námitku můžete vznést také v případě, kdy budou Vaše osobní údaje zpracovávány za účelem přímého marketingu. V oprávněných případech budou Vaše osobní údaje po uznání Vaší námitky vymazány a nebudeme je dále zpracovávat.

Právo na přenositelnost údajů
V případě, že osobní údaje SÚ zpracováváme na základě jeho souhlasu či z důvodu, že je to nezbytné k splnění smlouvy uzavřené mezi námi, má SÚ právo od nás získat osobní údaje, které se ho týkají, a které nám SÚ poskytl, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, jsou-li tak osobní údaje námi zpracovávány. SÚ má právo předat tyto údaje jinému správci údajů nebo požadovat, abychom tyto údaje poskytli přímo jinému správci údajů, je-li to technicky proveditelné.

Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování
Nepoužíváme osobní údaje k automatizovanému rozhodování.

Právo získat informace o porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů
Je-li pravděpodobné, že následkem porušení našeho zabezpečení bude vysoké riziko pro práva a svobody SÚ, oznámíme SÚ toto porušení bez zbytečného odkladu. Pokud pro zpracování osobních údajů SÚ byla použita náležitá technická nebo organizační opatření zajišťující například nesrozumitelnost pro neoprávněnou osobu nebo bychom dodatečnými opatřeními zajistili, že se vysoké riziko neprojeví, informace o porušení SÚ předávat nemusíme.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Případné stížnosti může SÚ zasílat na níže uvedené kontakty. Kromě toho má právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů) proti zpracování svých osobních údajů, pokud se SÚ domnívá, že jeho práva na ochranu osobních údajů byla porušena.

Slovníček pojmů

Citlivý údaj – údaj, který má zvláštní povahu, jako je např. informace o vašem zdraví či biometrický údaj umožňující identifikaci osoby (v současné době dle legislativy nazývány jako „zvláštní kategorie osobních údajů“).

Cookies – krátký textový soubor, který navštívená webová stránka odešle do prohlížeče. Umožňuje webu zaznamenat informace o vaší návštěvě, například preferovaný jazyk a další nastavení. Příští návštěva stránek tak může být snazší a produktivnější. Soubory cookie jsou důležité. Bez nich by procházení webu bylo mnohem složitější. Informace o konkrétním, identifikovatelném člověku.

Oprávněný zájem – zájem správce nebo třetí strany například v situaci, kdy subjekt údajů je zákazníkem správce, avšak s výjimkou případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy subjektu nebo jeho základní práva a svobody.

Osobní údaj – informace o konkrétním, identifikovatelném člověku.

Příjemce – osoba, které jsou předávány údaje.

Služba – znamená kteroukoli ze služeb, které Vám nabízíme, včetně našich produktů, služeb nabízených online a jejich podpory.

Správce – osoba, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů; zpracováním může správce pověřit zpracovatele.

Subjekt údajů – živá osoba, k níž se osobní údaje vztahují.

Účel – důvod, ke kterému správce využívá vaše osobní údaje.

Zboží – produkt, který od nás kupujete, typicky se tak bude jednat například o automobil.

Zpracování – činnost, kterou správce nebo zpracovatel provádějí s osobními údaji.

Zpracovatel – osoba, která pro správce zpracovává osobní údaje.

Kontakty pro dotazy k ochraně osobních údajů a uplatnění práv subjektu údajů

S dotazy ke všem procesům zpracování osobních údajů a s uplatněním práv SÚ, se na nás může SÚ kdykoliv obrátit následujícím způsobem:

• e-mailem: hajna@samohylmotor.cz
• písemně na naši adresu: Tř. Tomáše Bati 642, 763 02 Zlín
• osobně v sídle naší společnosti

S pravidly zpracování osobních údajů a jejich ochrany je SÚ seznámen při uzavírání obchodu či poskytnutí služby.

V případě potřeby získání souhlasu se zpracováním osobních údajů od SÚ, může být SÚ také požádán, aby se vyjádřil k navrženému souhlasu se zpracováním jeho osobních údajů.